电子文件归档制度

2017-07-20 08:50:11 来源:未知 作者:管理员 浏览: 字号:[ ]


为规范本单位的档案信息化管理,特制定本制度。

(一) 为适应办公及档案信息化建设需要,规范本单位电子文件的归档管理,保障电子档案的安全保管和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规,结合本单位实际,特制定本办法。

(二) 本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的,具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

(三) 按照档案工作集中统一管理的原则,各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用,计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

(四) 各科室应建立电子文件归档制度,指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作,将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。

(五) 为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用,各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求,妥善管理,确保其不散失、不损失、不失真。

(六) 归档电子文件的类型主要包括:文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。

(七) 电子文件的归档范围、保管期限和密级划分,参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。

(八) 电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。

逻辑归档。指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。

物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上,向档案室移交的过程。推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等,不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体;专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。

(九) 电子文件归档时,机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

(十) 通过存储载体进行交接的归档电子文件,移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

(十一) 各科室在每年6月之前将上一年度应归档的电子文件随纸质档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份,交接双方各执一份。

(十二) 移交档案室的电子文件应一式三套,一套封存保管,一套异地封存保管,一套提供利用。

(十三) 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应采用专门的保护设备和保护技术手段,其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中,温度控制在17-20℃;相对湿度控制在35-45%。

(十四) 接收入库的电子档案,应定期进行检验、转存,发现问题要及时采取恢复措施。

(十五) 归档电子文件的封存载体不得外借,未经批准,任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

(十六) 利用归档的电子文件,应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时,应遵守国家有关保密规定,采取身份认证、权限控制等安全措施。

(十七) 归档电子文件的鉴定销毁,需经本单位有关业务科室的分管领导批准,编制销毁清册。属于保密范围的归档电子文件的销毁,如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。

(十八) 综合档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。


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